La migrazione SharePoint di cartelle metadati


Quando la maggior parte la gente inizia con le librerie SharePoint, spesso emulare il file sharing mentalità e fare le stesse cartelle che in precedenza erano nella sua nuova biblioteca di SharePoint, perché questo è tutto quello che sanno. Anche se ci sono buone ragioni per utilizzare le cartelle, come nel caso della sicurezza, le cartelle possono essere difficili da trattare, o portare categorizzazione che è troppo limitante.

Invece, è possibile utilizzare i metadati, che dista solo colonne aggiuntive nella libreria, che viene utilizzato per codificare il contenuto, che può essere facilmente manipolata per ordinare, raggruppare, e la ricerca. Dal momento che le cartelle non possono essere utilizzati per questo tipo di operazione, molti utenti trovano la necessità di migrare i dati dalla struttura delle cartelle di una tassonomia in base ai metadati.





La nascita di una tassonomia raccolta di SharePoint

La prima cosa da fare quando questo numero di superfici intorno alla vostra casa è quello di cominciare a chiedere alla gente che cosa rankings avete bisogno per rendere la vita più facile. Cose come categoria, sottocategoria, Dipartimento, o forse qualcosa come la data o l'efficacia attiva.

La parte difficile è che nessuno può realmente concordare al momento opportuno, e anche nessuno vuole fermare quello che stai facendo per iniziare categorizzare il contenuto esistente. Invece, basta avere i campi in atto, e lasciare che le persone svolgono etichettatura in tempo.

Così, sapendo di avere le ruote girano nella organizzazione in cui si vuole andare, ora è il momento di affrontare la parte più facile della migrazione. Per fare questo, mi piace catturare la cartella del tema è stato, in modo che la gente comincia a etichettare, avere qualche riferimento al punto di partenza. Per fare ciò, effettuare le seguenti operazioni:


Aggiungi una "cartella" metadati colonna

Passo # Passo Lettere Uno Creare una nuova colonna denominata "Folder" Questo vi permetterà di catturare la cartella era un utente. 2 Tag contenuto esistente con il nome della cartella corrente Questo mantiene le informazioni Tre Spostare il contenuto della cartella corrente alla radice Questo lascia la cartella 4 Eliminare la cartella vuota All'esterno la sua vita per sempre Operazioni di base per la migrazione dei contenuti da una cartella ad metadati di SharePoint

palla, creando cartelle colonna di metadati

Per la prima fase, è un dritto in avanti come creare una nuova colonna con una singola linea di testo o l'elezione. in questo caso, il campo di selezione è eccessiva se è giusto, ma se ci sono alcuni utenti di capacità dubbia, allora la scelta può risparmiare tempo e fatica dopo.

Per il passaggio 2, mi piace andare a una visualizzazione Foglio dati della colonna corrente. (Questo è dopo il campo Cartella viene aggiunto alla lista e la vista corrente.) Quando in visualizzazione Foglio dati, è possibile copiare e incollare il valore della cartella l'intero contenuto della cartella in fretta. Fate questo una cartella alla volta ha un sacco di pensare fuori di esso, perché si stanno assegnando solo il contenuto della cartella corrente con il nome della cartella.

Fase 3 è molto semplice, quando la possibilità di utilizzare la vista Explorer. Cambia vista Explorer, e poi passare il contenuto della sotto-cartella corrente nella cartella principale. L'unico inconveniente è che il tuo nome apparirà nella By modificato, ma nessun modo programmatico per risolvere il problema, se è veramente un problema.

Infine, il punto 4 è quello di eliminare la cartella vuota in modo che la gente non continuare ad aggiungere contenuti in quella cartella.

La bellezza di utilizzare questi semplici PTO è che si può avere più persone di tutte le cartelle di attacco diversi, e nessuno interferisce con il progresso della persona. Inoltre, è possibile vedere la quantità di lavoro che è stato fatto e ciò che resta da completare, se necessario, per le applicazioni di monitoraggio e di gestione.

nuovi metadati

Una volta che la colonna di cartella è a posto, creare una nuova visione che gruppi, classi o filtri per la nuova colonna. In questo modo, è possibile visualizzare facilmente gli utenti di dati in poco familiare. E, con la minima interruzione, si può continuare a lavorare senza grandi ricostruzione.

Inoltre, una volta il punto di vista sono fatto, è possibile creare pagine specifiche che utilizzano un web part Visualizzazione elenco basato su uno dei nuovi filtri.





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