Utilizzando i due potenti strumenti di MS Excel


L'analisi dei dati e la creazione di sintesi è una delle operazioni più comuni che MS Excel viene utilizzato in uffici. Molti dipartimenti stanno lavorando con i dati grezzi per i quali significativi, come ad esempio dati di vendita, scorecard sono necessari risultati degli studenti, informazioni di bilancio sui risultati del sondaggio, le liste di inventario, i dati dei clienti, e altri cose simili.

Ci sono due molto potenti funzioni di Excel che possono accelerare notevolmente i dati di riepilogo per questi scenari comuni - Filtri avanzati e tabelle pivot. Queste caratteristiche sono spesso pensati per essere complessa e non sono utilizzati come spesso come dovrebbero, con conseguente formula basata sul lavoro manuale per ottenere risultati simili, e che, anche dopo aver avuto un sacco di cambiamenti dipendenti dal tempo manuali si verificano quando le modifiche dei dati di base produttivi. Ma in realtà, si tratta di tecniche abbastanza semplici per iniziare. Ora diamo uno sguardo ai filtri avanzati.




Filtri avanzati

Per applicare filtri avanzati, cercare di lavorare con una breve campione di dati dei clienti hanno fatto un pò di shopping in un negozio. Il negozio genera un file di ID cliente, nome, età, posizione e la quantità di informazioni di acquisto e vuole applicare alcuni filtri per clienti indipendenti che soddisfano determinati criteri. La maggior parte di noi ricordano la Dati> Filtro> Filtro per automobili di comando fornisce un foglio di menu in colonne attraverso il quale è possibile specificare un criterio di ricerca.

Ma ci sono dei limiti: al massimo, una combinazione di due criteri può essere definito con l'ultimo elemento nei filtri discesa Cars 'personalizzati'. Ad esempio, non è possibile applicare un filtro che mostra i clienti con età> 20, e la posizione = Tokyo e l'importo di acquisto> 500 come questa ricerca ha tre criteri da utilizzare per i dati.

Questo è dove Filtri avanzati venire. Useremo un insieme di dati di esempio in un foglio di lavoro in cui i primi due linee di mantenere i nostri standard, mentre la cifra attuale di seguito. Utilizzando i propri dati, è possibile inserire le righe sopra dati contengono i criteri di ricerca e non collocare i campi dei criteri in qualsiasi posizione sul foglio.

Esempio di Excel con criteri richiesti ei dati di esempio mostrate in Fig. 1.

Si noti che la colonna nella riga 1 sono i criteri del filtro, mentre i nomi delle colonne in fila 4 sono per i dati reali. Selezionare le celle che compongono i dati effettivi, vale a dire, da A4 a E8 e andare a Dati> Filtro> menu Filtro avanzato. La finestra di dialogo Filtro avanzato.

La sezione Azione predefinita imposta per filtrare l'elenco sul posto. Lasciare come è per ora. Guarda la nostra gamma di dati selezionato viene automaticamente visualizzato nel campo List Cordillera. Campo successivo, criteri van è vuota - e, avete indovinato, selezionerà i campi di criteri nelle prime due righe qui, etichette delle colonne e dei criteri sia utilizzando il pulsante Sfoglia (l'icona che mostra il selettore cella) sul lato destro di questo campo. Assicurarsi di selezionare solo le colonne contenenti i criteri di filtro. È l'età, localizzazione e negozi colonne (da C1 a E2), vale a dire le colonne C, D ed E.

Premere OK. Il set di dati è ora ridotta per visualizzare solo i clienti con ID 03:04 dal momento che questi sono gli unici clienti che soddisfano i criteri.

Ci sono un paio di paroline noti qui. Innanzitutto, non vi è alcuna indicazione visiva è molto evidente che un filtro avanzato è stato applicato. Anche se le linee sono nascosti e numeri di riga sono mancanti, si può presumere che queste linee sono nascosti manualmente o utente può perdere completamente.

In secondo luogo, se i campi di criteri vengono modificati in prima linea, i dati filtrati potrebbero non essere aggiornati automaticamente per riflettere le modifiche. Cioè, non è una funzionalità dinamica. L'utente deve esplicitamente andare al menu Filtro avanzato e premere OK nuovamente per le modifiche abbiano effetto. Questo è il motivo per cui non è l'immissione dei dati dovrebbe essere fatto su dati reali, quando i criteri di ricerca per garantire la coerenza nella formula utilizzare in seguito.

Per visualizzare tutti i dati, accedere a Strumenti> Dati> Mostra tutti. Oppure, dopo aver cambiato i criteri, andare al filtro avanzato e fare clic su OK per le nuove politiche abbiano effetto. A questo punto, si può sperimentare con "copia in un'altra posizione 'opzione nella sezione Azione. Ciò assicura che i dati effettivi viene visualizzato come è. Quando si seleziona questa opzione' copia archiviata attivata. Selezionare la porta della cella in alto a sinistra e il resto è curato stessi dati filtrati Excel viene visualizzato a destra e inferiore della cella selezionata.

La vera forza di filtro avanzato risiede con la gamma di criteri di filtro può essere definito. Ad esempio, è possibile utilizzare caratteri jolly per la ricerca di testo. Ciò significa, T * può cercare tutte le città che iniziano con T, e nomi, H? Hessam Ssam provare Hassam e da allora? per un carattere. Tilde ~ può essere usato prima di "?" o '~' o '*' per specificare gli stessi caratteri jolly.

Criteri multipli per una colonna possono essere cercati con l'aggiunta di criteri verticali, dicono in città, aggiungendo Tokyo e Sydney, due medi seguenti righe = Sydeny Città o Tokyo. Si noti che i criteri iniziali e era una condizione, cioè, per mostrare i risultati in cui le tre condizioni. Questo può fare o condizionare per mostrare i risultati in cui si riunisce una delle tre condizioni, scrivendo ogni criterio su una nuova linea. Inoltre, le condizioni possono essere definite in un set.

C'è molto da fare in questo modo, soprattutto se combinato con caratteristiche come velocità di trasmissione dati per le chiamate per facilitare la selezione dei dati.

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